Aktienoptionen Best Practices

Best Practices für Aktienoptionen Wie wir in jüngster Zeit erinnert haben, ist es wichtig, dass Unternehmen mit Aktienoption und andere aktienbasierte Vergütungspläne Umsetzung und Einhaltung der Bewilligungsverfahren. Dies ist eine gute Zeit, um Ihre Option Gewährung Verfahren und Kontrollen zu überprüfen. Im Folgenden finden Sie unsere Empfehlungen zur Aufsicht über Aktienoptionsprogramme und andere Aktienbeteiligungsprogramme. Warum die Aufmerksamkeit jetzt vor kurzem, Medien-und regulatorische Aufmerksamkeit wurde auf zwei Arten von möglichen Problemen in Bezug auf Option Grant-Praktiken gerichtet. Die erste beinhaltet die tatsächliche Zeitpunkt der Option Zuschüsse und die zweite beinhaltet die Verfahren für die Preisgestaltung Aktienoptionen. Die Securities and Exchange Commission und das Justizministerium haben mehrere Untersuchungen in Situationen eingeleitet, in denen maßgebliche Optionszuschüsse getätigt und festgesetzt wurden, wenn der Marktwert des Aktienkurses (und damit der Ausübungspreis der Optionen) im Verhältnis zum Aktienbestand niedrig war Während des Zeitraums, in dem die Zuwendungen gewährt wurden. Ein Beispiel für die Ziele dieser Untersuchungen ist, dass ein Unternehmen Aktienoptionen unmittelbar vor der Ausgabe eines positiven Ertragsberichts oder einer sonstigen öffentlichen Bekanntmachung über gute Nachrichten über das Unternehmen gewährt, in denen der Ertragsbericht oder andere Nachrichten zu einem Anstieg führen sollen Im Wert der company8217s Aktie (bezeichnet als quotspring loadingquot). Eine Variante dieser Praxis ist die vorsätzliche Verzögerung einer Aktienoptionsgewährung bis nach der Offenlegung schlechter Nachrichten über die Gesellschaft, um dem Optionsinhaber den Vorteil eines niedrigeren Aktienkurses zu bieten (bezeichnet als "bullet dodgingquot"). Ein weiteres Beispiel betrifft Situationen, in denen die Gesellschaft rückwirkend Aktienoptionen (so genannte Quittierungsquoten) haben kann, so dass der Optionsausübungspreis anstelle des Optionskurses, der zum Zeitpunkt des tatsächlichen Auftretens des Zuschusses ein fairer Marktwert ist, den niedrigeren Marktwert widerspiegelt Zu einem früheren Zeitpunkt. Backdating kann in einer Vielzahl von Formen, von der vorsätzlichen Backdating von juristischen Dokumenten zu versehentlichen Backdating, die sich aus undisziplinierten Corporate-Governance-Praktiken. Was sind die Auswirkungen dieser Option Gewährung Praktiken Obwohl Backdating ist nicht eine illegale Praxis an und für sich, kann die Gewährung von Backdated Optionen eine Vielzahl von unbeabsichtigten Konsequenzen zu schaffen. Für den Anfang kann die Rückdatierung von Optionen erhebliche Auswirkungen auf die Buchhaltung haben (unabhängig davon, ob die Optionen bilanziert wurden, bevor das Unternehmen FAS 123R unterworfen wurde und unabhängig davon, ob die Rückführung vorsätzlich war). Ein Unternehmen, das sich mit Option-Backdating beschäftigt hat, kann verlangt werden, seinen Jahresabschluss neu zu fassen, wenn die Buchhaltungsfolgen wesentlich sind. Wegen der Art der Rechnungslegungsvorschriften für die aktienbasierte Vergütung können diese Anpassungen die letzten Jahre beeinflussen8217, obwohl die Zuwendungen selbst schon einige Jahre früher eingetreten sind. Andere nachteilige Konsequenzen, die sich aus der Option Backdating ergeben könnten: sect Die SEC kann eine öffentliche Bekanntmachung in Bezug auf ihre Aktienoptionen anfechten, die zu einem potenziellen Verstoß gegen die Offenlegung von Wertpapieren führen könnte. Sect Die Aktionäre könnten Klagen gegen das Unternehmen auf der Grundlage ihrer Option Gewährungspraktiken, die Selbstabwicklung, Abfälle und andere Verstöße gegen treuhänderische oder vertragliche Pflichten behaupten, einleiten. Sekt Senior Management kann persönliche Haftung für ihre Beteiligung an problematischen Option Gewährung Praktiken Gesicht. Im Rahmen eines Zustimmungsdekrets oder Urteils kann die Regierung finanzielle und sonstige Strafen für einzelne Offiziere und Direktoren verhängen, einschließlich der Verhinderung von Amtshandlungen als Offiziere oder Direktoren. Chief Executive Officers und Chief Financial Officers, die verpflichtet sind, Unternehmensabschlüsse zu bescheinigen, können mit besonderer Exposition konfrontiert werden. Wenn eine Untersuchung zu einer finanziellen Sanierung führt, besteht auch die Möglichkeit, dass bestimmte Beamte in Bezug auf die betroffenen Geschäftsjahresjahre die ihnen gezahlten Prämien (einschl. Wenn das Justizministerium an einer Untersuchung beteiligt ist, können strafrechtliche Sanktionen verhängt werden. Sect Eine erforderliche finanzielle Anpassung könnte dazu führen, dass ein Unternehmen seine Schulden-Covenants verletzt, was zur Beschleunigung einer Verpflichtung führt. Sect Im Hinblick auf mögliche steuerliche Implikationen kann die Gesellschaft, wenn Optionszuschüsse rückwirkend sind, jede Möglichkeit verlieren, einen Steuerabzug für eine Entschädigung zu zahlen. Sect Die Angestelltenempfänger von Aktienoptionen können mit einer größeren individuellen Steuerschuld hinsichtlich ihrer Optionen konfrontiert werden, auch wenn die Optionen, die ihnen gewährt wurden, nicht als Anreizoptionen qualifiziert wurden oder wenn die Optionen unter dem neuen Internal Revenue Code Section 409A Die zu Steuerstrafen für Personen mit diskontierten Aktienoptionen führen können). Diese höhere individuelle Steuerpflicht könnte auch dazu führen, dass die Gesellschaft die anwendbaren Steuerabzugsregeln nicht eingehalten hat. Sect Wenn der Optionsplan nicht unterhalb von Marktzuschüssen zulässig ist, könnten die Optionszuschüsse als Ultra vires betrachtet werden, wobei in diesem Fall die Optionen ungültig wären. Alternativ können die Stipendien als de-facto-Planänderungen angesehen werden. In diesem Fall könnte das Unternehmen gegen die geltenden Börsenregelungen verstoßen, die die Zustimmung der Aktionäre zu bestimmten Planänderungen erfordern. Sect Die Empfänger von Aktienoptionen können ihre Berichterstattungspflichten nach § 16 des Securities Exchange Act von 1934 verletzt haben. Sect Es ist wahrscheinlich, dass Versicherungsvertreter von Director - und Officer-Versicherungspolicen Darstellungen über eine Option zur Gewährleistung von Praktiken im Zusammenhang mit einer Politikerneuerung benötigen. Sect Backdating Probleme könnten von externen Auditoren, was zu Verzögerungen bei der Einreichung geprüft Jahresabschlüsse und mögliche interne Kontrollmängel. Sect Backdating-Themen werden in jeder Fusion oder Übernahme Due Diligence Prozess, die den Verkauf des Unternehmens behindern könnte untersucht werden. Was sind die besten Praktiken für Option Grant-Verfahren Obwohl diese Praktiken nicht gesetzlich vorgeschrieben sind, glauben wir, dass folgende Unterstützung Offiziere und Direktoren bei der Überprüfung der company8217s Option Gewährung Verfahren: sect Erwägt die Festlegung eines oder zwei Offiziere oder hochrangige Mitarbeiter zu dienen Als Optionsstipendiaten, die für die Beaufsichtigung des gesamten Entschädigungsverfahrens zuständig sind, mit Personen, die dem Verwaltungsrat Bericht erstatten. Sect Ermitteln Sie die Pflichten und Verantwortlichkeiten aller verschiedenen Personen oder Gruppen, die mit dem Aktienbeteiligungsprogramm zusammenarbeiten, und deren Rollen im Optionsgewährungsprozess. Dazu gehören der Verwaltungsrat, ein Entschädigungsausschuss des Verwaltungsrates, ein sonstiger Ausschuss, der über die Gewährung von Optionsrechten (wie z. B. ein Aktienoptionskomitee), Unternehmenspersonal (einschließlich rechtlicher, personeller und finanzieller Mittel) und Drittdienstleister verfügt (Einschließlich aller Aktienplan-Administratoren), und die company8217s außerhalb Auditoren und Rechtsberater. Sect Integrieren Sie alle bestehenden oder entwickelten Verfahren in die company8217s allgemeinen Offenlegung Kontrollen und Verfahren, und erhalten die Genehmigung der Verfahren von der company8217s Auditoren. Sect Entwickeln Sie Verfahren, die für die Konsistenz bei der Bestimmung des Marktwertes der Optionen sorgen. Sect Entwickeln Sie geeignete Verfahren für die Einholung von Zustimmungen des Vergütungsausschusses und eines Aktienausschusses. Oftmals unter staatlichem Recht, Zustimmung schriftlichen Zustimmung sind nicht wirksam, bis unterzeichnet von allen Mitgliedern des Ausschusses. Dies führte zu einer Reihe von unbeabsichtigten Fällen der Rückdatierung, bei der der Zuschuss versehentlich gemacht wurde, bevor die schriftliche Zustimmung von allen Ausschussmitgliedern durchgeführt wurde. Verwenden Sie keine Kontingentquoten für Optionszuschüsse. Sect Entwickeln Sie geeignete Verfahren für die Übermittlung der materiellen Bedingungen der Optionszuschüsse an die Empfänger. Wenn ein Ausschuss eine Optionsausschüttung zu dem durch den Plan festgelegten Preis genehmigt, gelten die Rechnungslegungsvorschriften auch dann, wenn eine förmliche Optionsvereinbarung nicht durchgeführt wurde, dass die Option am Tag der Genehmigung des Ausschusses als gewährt gilt, Schlüssel-Bedingungen sind nicht verhandelbar und werden dem Empfänger kurz nach der Genehmigung des Zuschusses durch den Ausschuss mitgeteilt. Sect Überlegen Sie, wie sich der Zeitpunkt der Prämien auf Unternehmensmitteilungen von Erträgen oder anderen bedeutenden Unternehmensereignissen bezieht. Sekte Halten Sie die company8217s Buchhalter beteiligt, weil die meisten Entschädigungsmaßnahmen haben Auswirkungen auf die Finanzausweise. Sect Berücksichtigen Sie die Annahme von vorplanmäßigen Stipendien, beispielsweise durch die Gewährung von Optionszuschüssen für Neueinstellungen an einem bestimmten Tag im Monat und die jährliche Gewährung von jährlichen Optionszuschüssen für alle betroffenen Mitarbeiter pro Jahr. Sekte Achten Sie besonders auf, und betrachten Sie ein höheres Niveau der Überprüfung für, quotoffcyclequot oder spezielle Prämien. Sekte Vertrautheit mit den Bestimmungen der Aktienpläne, Vorstands - und Ausschußcharta, Arbeitsverträgen, Verfahrenshandbüchern und Verträgen mit Drittanbietern und zur Sicherstellung der Kohärenz zwischen diesen Dokumenten und den Mitteilungen der Aktionäre über die Pläne und Praktiken der Aktienbeteiligung . Sekte Achten Sie besonders auf die Bedingungen einer Behörde, die an den Vergütungsausschuss delegiert wird, oder an einen Verwaltungsausschuss der unteren Ebene, der oft an eine untergeordnete Verwaltungsstelle delegiert ist, sollte in der Regel einen bestimmten Anteil und andere Beschränkungen festlegen. Die Bewertung des Marktwertes des Unternehmensbestandes sollte am Tag der tatsächlichen Gewährung durch den Verwaltungsausschuss der unteren Ebene und nicht durch den Zeitpunkt erfolgen, an dem der Vergütungsausschuss delegiert. Sekt Besonderes Augenmerk auf Aktienanzahlbegrenzungen, die in Aktienplänen festgelegt sind (z. B. die Anzahl der Aktien, die für die Ausgabe im Rahmen eines Plans zur Verfügung stehen, oder die maximale Anzahl von Aktien, die einzelnen Mitarbeitern in bestimmten Zeiträumen gewährt werden können). Sect Überprüfung Offenlegungen in der company8217s SEC Einreichungen oder andere öffentliche Aussagen für Vollständigkeit und Genauigkeit. Für Proxy-Statements, die am oder nach dem 15. Dezember 2006 eingereicht werden, müssen Unternehmen umfassende Offenlegungen über Optionsgewährungspraktiken, einschließlich Praktiken in Bezug auf die Frühlingsbelastung und bullet dodging grants, vorlegen. Sect Halten Strom auf die technischen Anforderungen an die Equity-Vergütung, einschließlich der Buchhaltung, Steuern, Offenlegung, Austausch und anderen anwendbaren Vorschriften. Sekt Erwägen Sie die endgültigen Regelungen im Rahmen des neuen Entgeltregelwerks nach Kodex 409A noch in diesem Jahr und prüfen Sie, welche Maßnahmen getroffen werden müssen, um diesen Regeln vor dem Ende der geltenden Übergangsfrist (derzeit am 31. Dezember 2007) nachzukommen. Der Sherman amp Howard Business-Abteilung ist bereit, Kunden mit Aktienoption zu unterstützen gewähren Praxis Fragen oder andere damit zusammenhängende Fragen. Bitte besuchen Sie unsere Website bei shermanhoward für weitere Informationen. E-Mail-Haftungsausschluss Senden einer E-Mail an Sherman Howard oder einem seiner Anwälte, Paralegals oder Mitarbeiter nicht schaffen eine Anwalt-Client-Beziehung zwischen Ihnen und Sherman Howard, und der Empfang der E-Mail nicht zeigen, Sherman Howards Bereitschaft zu diskutieren, einen Anwalt zu diskutieren - Client Beziehung mit Ihnen. Wenn Sie nicht bereits Kunde der Firma sind, sollten Sie uns keine vertraulichen Informationen geben, ohne vorher mit einem unserer Anwälte zu sprechen. Wenn Sie solche Informationen bereitstellen, bevor wir bestätigen, dass wir bereit sind, mit Ihnen über das Werden eines Kunden zu beraten, können wir nicht in der Lage sein, diese Informationen als vertraulich oder privilegiert zu behandeln, und wir können in der Lage sein, eine Partei zu repräsentieren Auch wenn die Informationen, die Sie uns unterbreiten, gegen Sie verwendet werden könnten. Bitte geben Sie unten an, dass Sie die vorstehende Mitteilung über die E-Mail-Kommunikation gelesen haben und eine E-Mail unter den oben genannten Bedingungen senden möchten. Ich habe den oben genannten Haftungsausschluss gelesen und stimme diesen zu. E-Mail-Haftungsausschluss Senden einer E-Mail an Sherman Howard oder einem seiner Anwälte, Paralegals oder Mitarbeiter schafft nicht einen Anwalt-Client zwischen Ihnen und Sherman Howard, und der Empfang der E-Mail nicht bedeutet, Sherman Howards Bereitschaft zu diskutieren, einen Rechtsanwalt - Kunden-Beziehung mit Ihnen. Wenn Sie nicht bereits Kunde der Firma sind, sollten Sie uns keine vertraulichen Informationen geben, ohne vorher mit einem unserer Anwälte zu sprechen. 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Dezember 2016 MBBP verdient beste Rechtsanwaltskanzleien Ranking in Steuerrecht und Venture Capital Kanzlei erhält Tier-1-Ranking für Boston Metro-Bereich in Steuerrecht und Steuern Litigation 29. November 2016 Copyright Alert: Neue Copyright Office Elektronisches System zu registrieren Designated Agents unter der DMCA 2. Februar 2017 Serie A Venture Capital Finanzierung: ein Rückblick auf 2016 und ein Ausblick auf 2017 22. September 2016 Fördermodelle in Biotech - Life Sciences Serie - Panel 3 MBBPs Zugehörigkeit zu LawExchange International bietet unseren Kunden Zugang Zu lokalen Rat in 29 Ländern um die Welt. MBBP schützt seit 2000 Marken. 2.300 Registrierungen starke Verstärker wachsen. Stammaktienbewertung und Optionspreis durch Privatunternehmen 10 Jahre Bewertung unter 409A Es war die langjährige Praxis von privat gehaltenen Unternehmen und ihren Rechts - und Buchführungsberatern, den fairen Marktwert ihrer Stammaktien zu bestimmen, um Optionsausübungspreise durch lose Schätzung festzusetzen Einen angemessenen Rabatt aus dem Preis der kürzlich vergebenen Vorzugsaktien auf der Grundlage der companys Phase der Entwicklung. Diese Praxis, die zuvor vom Internal Revenue Service (dem ldquoIRSrdquo oder dem ldquoServicerdquo) und der Securities and Exchange Commission (SEC) akzeptiert wurde, wurde abrupt durch die erste von der IRS im Jahr 2005 veröffentlichte interne Revenue Code Section 409A 1 beendet In der bisherigen Praxis enthalten die Vorschriften des Abschnitts 409A (die endgültige Fassung des IRS im Jahr 2007) detaillierte Leitlinien für die Bestimmung des Marktwerts der Stammaktien einer privat gehaltenen Gesellschaft, indem sie eine angemessene Anwendung einer angemessenen Bewertungsmethode verlangen , Einschließlich einiger vermutlich angemessener Bewertungsmethoden oder sichere Häfen. Diese Regeln haben private Unternehmensstammbewertungs - und Optionspreismethoden umgestaltet. Dieser Artikel beschreibt vor kurzem die Vorzugsaktien von Vorab-409A-Aktienbewertungsmethoden mdash die Zeit-geehrte angemessene Diskontmethode. Als Nächstes werden die Bewertungsregeln beschrieben, die durch die Anleitung des Sektors 409A des IRS, einschließlich der Safe Harbors, festgelegt wurden. Es beschreibt dann die Reaktionen von privat gehaltenen Unternehmen unterschiedlicher Größen und Phasen der Reife, die wir mdash beobachtet haben, was Management, ihre Boards und ihre Berater tatsächlich vor Ort tun. Schließlich beschreibt es die bewährten Praktiken, die wir bisher gesehen haben. Beachten Sie, dass dieser Artikel nicht alle Themen gemäß Abschnitt 409A abdecken soll. Der alleinige Fokus dieses Artikels ist die Auswirkung von Abschnitt 409A auf die Bewertung der Stammaktien von privat gehaltenen Unternehmen für Zwecke der Einstellung nichtqualifizierte Aktienoption (ldquoNQOrdquo) Ausübungspreise, so dass diese Optionen von der Anwendung von Abschnitt 409A befreit sind, und Mdash aus Gründen erklären wir unten ndash auch zum Zwecke der Festlegung der Ausübungspreise der Anreizoptionen (ISOs), obwohl ISOs nicht Gegenstand von Section 409A sind. Es gibt eine Reihe von bedeutenden Fragen, die sich auf die Auswirkungen von Section 409A auf Optionsbedingungen und auf nichtqualifizierte aufgeschobene Vergütungen allgemeiner beziehen, die über den Rahmen dieses Artikels hinausgehen. 2 Einleitung Es ist fast zehn Jahre her, seit Section 409A des Internal Revenue Code (ldquoCoderdquo) erlassen wurde. Dies ist ein Update eines Artikels schrieben wir im Jahr 2008, ein Jahr nach dem letzten Abschnitt 409A Vorschriften wurden von der IRS ausgestellt. In diesem Artikel behandeln wir wie bisher die Anwendung von Section 409A auf die Bewertung der Stammaktien von privat gehaltenen Unternehmen für die Festlegung der Ausübungspreise für Ausgleichszuschüsse von ISOs und NQOs an Mitarbeiter 3 und wir aktualisieren die besten Die wir in den letzten zehn Jahren beobachtet haben. Um die Bedeutung von Section 409A zu würdigen, ist es wichtig, die steuerliche Behandlung nichtqualifizierter Aktienoptionen sowohl vor als auch nach der Annahme von Section 409A zu verstehen. Vor der Verabschiedung von Section 409A war ein Optionsnehmer, dem ein NQO für Dienstleistungen gewährt wurde, zum Zeitpunkt der Gewährung nicht steuerpflichtig. 4 Der Optionsnehmer war vielmehr auf den Spread zwischen dem Ausübungspreis und dem Marktwert der zugrunde liegenden Aktien zum Zeitpunkt der Optionsausübung steuerbar. § 409A änderte die Einkommensteuerbehandlung von nichtqualifizierten Aktienoptionen. Gemäß Section 409A kann ein Optionsnehmer, dem ein NQO im Austausch für Dienstleistungen gewährt wird, unmittelbar auf dem ldquospreadrdquo zwischen dem Ausübungspreis und dem Marktwert am Ende des Jahres, in dem die nichtqualifizierte Aktienoption (und in Nachfolgende Jahre vor Ausübung in dem Umfang, in dem der Wert der Basiswerte angestiegen ist) und 20 Steuerstrafen zuzüglich Zinsen. Eine Gesellschaft, die eine NQO gewährt, kann auch nachteilige steuerliche Konsequenzen haben, wenn sie es versäumt, die Einkommensteuer ordnungsgemäß zu verweigern und ihren Anteil an den Beschäftigungssteuern zu zahlen. Glücklicherweise ist eine NQO mit einem Ausübungspreis, der nicht geringer ist als der Marktwert der zugrunde liegenden Aktie zum Zeitpunkt der Gewährung, von Section 409A und seinen potenziell nachteiligen steuerlichen Konsequenzen ausgenommen. 5 Während ISOs nicht Gegenstand von Section 409A sind, sollte eine Option, die als ISO bezeichnet werden soll, später als nicht ISO qualifiziert werden (aus einer Reihe von Gründen, die über den Rahmen dieses Artikels hinausgehen, Mit einem Ausübungspreis, der unter dem Marktwert der zugrunde liegenden Stammaktie liegt), wird sie ab dem Datum der Gewährung als NQO behandelt. Nach den für ISOs geltenden Regeln, wenn eine Option eine ISO nicht sein würde, weil der Ausübungspreis am Tag der Gewährung unter dem fairen Marktwert des Basiswerts lag, wird die Option in der Regel als ISO behandelt, wenn die Gesellschaft In gutem Glauben versucht, den Ausübungspreis zum Marktwert festzulegen. 6 Es besteht die Gefahr, dass ein Unternehmen, das den in § 409A festgelegten Bewertungsgrundsätzen nicht nachkommt, davon ausgegangen werden kann, dass es nicht in gutem Glauben versucht hat, einen fairen Marktwert zu ermitteln, so dass die Optionen nicht als ISO behandelt werden Vorbehaltlich aller Konsequenzen von Section 409A für NQOs mit einem Ausübungspreis unter dem fairen Marktwert. Somit ist auch die Festlegung der ISO-Ausübungspreise zum Marktwert nach den Bewertungsgrundsätzen des § 409A bewährte Verfahren geworden. Da wersquove in den vergangenen 10 Jahren Kunden beraten hat, ist die Etablierung eines tragfähigen Marktwertes im Bereich Section 409A von entscheidender Bedeutung. Wie Ausübungspreise für Stammaktien vor § 409A festgelegt wurden Bis zur Erteilung der IRS-Anleitung in Bezug auf § 409A ist die altehrwürdige Praxis der privat gehaltenen Unternehmen bei der Festlegung des Ausübungspreises für Anreizoptionen (ISOs) für ihre Stammaktien 7 War einfach, einfach und im Wesentlichen frei von Sorgen, dass die IRS würde viel zu sagen haben. 8 Für Erstinvestitionen könnte der ISO-Ausübungspreis bequem auf den Preis festgelegt werden, den die Gründer für ihre Stammaktien bezahlt haben, und oft bestand das Ziel darin, die Chancen für den Aufwärtstrend in die Hände der wichtigsten frühen Mitarbeiter so billig wie möglich zu bringen. Nach anschließenden Investitionen wurde der Ausübungspreis zu dem Kurs aller Stammaktien, die an Anleger verkauft wurden, oder zu einem Abschlag aus dem Preis der letzten an die Anleger verkauften Vorzugsaktie gebunden. Zur Veranschaulichung kann ein Unternehmen mit einem fähigen und kompletten Managementteam, freigegebenen Produkten, einem Umsatz und einer geschlossenen C-Runde einen Rabatt von 50 Prozent verwendet haben. Es war alles sehr unwissenschaftlich. Selten hat ein Unternehmen kaufen eine unabhängige Bewertung für Option Preisgestaltung, und während die Unternehmen Auditoren wurden konsultiert mdash und ihre Meinungen Gewicht, obwohl nicht unbedingt ohne einige Armwrestling mdash das Gespräch zwischen ihnen, Management und das Board war in der Regel ziemlich kurz. Die Bewertungsregeln gemäß Section 409A 9 Die IRS-Richtlinie in Bezug auf Section 409A hat ein dramatisch anderes Umfeld geschaffen, in dem private Unternehmen und ihre Organe bei der Bestimmung der Bewertung ihrer Stammaktien und bei der Festlegung des Ausübungspreises ihrer Optionen tätig werden müssen. Die allgemeine Regel . § 409A Leitlinie legt die Regel (die wir die allgemeine Regel nennen), dass der Marktwert der Aktie von einem Bewertungstag ist der Wert durch die angemessene Anwendung einer angemessenen Bewertungsmethode auf der Grundlage aller Tatsachen und Umstände bestimmt. Eine Bewertungsmethode wird sinnvoll angewendet, wenn sie alle vorhandenen Informationsmaterialien zum Unternehmenswert berücksichtigt und konsequent angewendet wird. Eine Bewertungsmethode ist eine angemessene Bewertungsmethode, wenn sie Faktoren berücksichtigt, die gegebenenfalls den Wert der materiellen und immateriellen Vermögenswerte des Unternehmens, den Barwert der erwarteten zukünftigen Cashflows des Unternehmens, den Marktwert der Aktien oder Beteiligungen an der Gesellschaft berücksichtigen Ähnliche Unternehmen, die in einem ähnlichen Geschäft tätig sind, neuere Rüstungslängengeschäfte, die den Verkauf oder die Übertragung solcher Aktien oder Beteiligungen, Kontrollprämien oder Rabatte aufgrund mangelnder Marktfähigkeit betreffen, unabhängig davon, ob die Bewertungsmethode für andere Zwecke verwendet wird, die eine wesentliche wirtschaftliche Auswirkung auf die Gesellschaft, ihren Aktionären oder ihren Gläubigern. Nach der Allgemeinen Vorschrift ist die Verwendung einer Bewertung nicht zumutbar, wenn (i) sie die nach dem Berechnungsdatum verfügbaren Daten nicht berücksichtigt, die den Wert wesentlich beeinflussen können (zB die Finanzierung einer höheren Bewertung, die Erfüllung eines bedeutenden Meilensteins Als Abschluss der Entwicklung eines Schlüsselprodukts oder zur Herausgabe eines Schlüsselpatents oder zum Abschluss eines bedeutenden Vertrages) oder (ii) der Wert wurde in Bezug auf ein Datum berechnet, das mehr als 12 Monate früher als das Datum, an dem es verwendet wird, berechnet wurde. Eine Companyrsquos konsequente Verwendung einer Bewertungsmethode, um den Wert ihrer Bestände oder Vermögenswerte für andere Zwecke zu bestimmen, unterstützt die Angemessenheit einer Bewertungsmethode für Zwecke des § 409A. Wenn ein Unternehmen die Generalregel verwendet, um seinen Bestand zu bewerten, kann der IRS den Marktwert erfolgreich anfechten, indem er einfach zeigt, dass die Bewertungsmethode oder ihre Anwendung unvernünftig war. Die Belastung des Nachweises, dass die Methode angemessen und vernünftigerweise angewendet wurde, liegt beim Unternehmen. Die Safe Harbor Bewertungsmethoden. Eine Bewertungsmethode wird als vermutlich vernünftig betrachtet, wenn sie innerhalb einer der drei in den Leitlinien des Portfolios 409A beschriebenen drei Safe Harbor-Bewertungsmethoden liegt. Im Gegensatz zu einem Wert, der nach der Allgemeinen Regel festgelegt ist, kann der IRS den durch die Nutzung eines Safe Hafts ermittelten Marktwert nur erfolgreich beanspruchen, indem er nachweist, dass die Bewertungsmethode oder ihre Anwendung grob unangemessen war. Die Safe Harbors umfassen: Bewertung durch unabhängige Bewertung. Eine Bewertung durch einen qualifizierten unabhängigen Gutachter (die wir die unabhängige Beurteilungsmethode nennen) wird als angemessen angesehen, wenn das Bewertungsdatum nicht länger als 12 Monate vor dem Datum der Optionsgewährung liegt. Angemessener guter Glaube Schriftliche Bewertung einer Inbetriebnahme. Eine Bewertung der Bestände eines Privatunternehmens, das keine wesentlichen Geschäfte oder Geschäfte hat, die es seit 10 Jahren oder mehr durchgeführt hat, wenn es vernünftigerweise und in gutem Glauben erfolgt und durch einen schriftlichen Bericht (den wir die Start-up-Methode nennen) Wird als angemessen erachtet, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind: Die Bewertung berücksichtigt die in der Allgemeinen Regel festgelegten Bewertungsfaktoren und Ereignisse nach der Bewertung, die eine frühere Bewertung unanwendbar machen können. Die Bewertung erfolgt durch eine Person mit erheblichem Wissen, Erfahrung, Ausbildung oder Ausbildung in der Durchführung ähnlicher Bewertungen durchgeführt. Wesentliche Erfahrung bedeutet in der Regel mindestens fünf Jahre relevante Erfahrung in der Unternehmensbewertung oder - bewertung, Finanzbuchhaltung, Investment Banking, Private Equity, gesicherte Darlehen oder andere vergleichbare Erfahrung in der Branche oder der Branche, in der das Unternehmen tätig ist. Die zu bewertende Aktie unterliegt keinem Put - oder Call-Recht, außer dem Unternehmensrecht der ersten Ablehnung oder dem Recht auf Rückkauf von Aktien eines Mitarbeiters (oder eines anderen Dienstleisters) auf den Arbeitnehmer, der ein Angebot zum Erwerb eines unabhängigen Dritten erhält Oder Beendigung des Dienstes. Die Gesellschaft rechnet nicht vernünftigerweise ab dem Zeitpunkt der Anwendung der Bewertung, dass die Gesellschaft innerhalb der 90 Tage nach der Erteilung eine Änderung des Kontrollereignisses durchführt oder innerhalb von 180 Tagen nach der Gewährung einen öffentlichen Börsengang vornimmt. Formelbasierte Bewertung. Ein weiterer Safe Harbor (der wir die Formel-Methode nennen) steht für Unternehmen zur Verfügung, die eine Formel auf der Basis des Buchwertes, eines angemessenen Vielfachen des Ergebnisses oder einer vernünftigen Kombination der beiden Optionen zur Ausübung der Option verwenden. Die Formelmethode wird nur dann zur Verfügung stehen, wenn (a) die erworbene Aktie einer permanenten Übertragungsbeschränkung unterliegt, die den Inhaber zum Verkauf oder anderweitigen Übergang der Aktie an die Gesellschaft verpflichtet und b) die Formel von der Gesellschaft konsistent genutzt wird Die (oder eine ähnliche) Klasse für alle (sowohl kompensatorische als auch nicht kompensierende) Transfers an die Gesellschaft oder eine Person, die mehr als 10 Prozent der gesamten kombinierten Stimmrechte aller Aktienklassen der Gesellschaft besitzt, Arme Länge Verkauf von im Wesentlichen allen ausstehenden Aktien der Gesellschaft. Choices für Unternehmen Bewertungsmethoden In der Bewertungsumgebung des Segments 409A können Unternehmen beschließen, eine von drei Vorgehensweisen zu ergreifen: Folgen Sie den Pre-409A Practices. Ein Unternehmen könnte beschließen, Vor-409A Bewertungspraktiken zu folgen. Wenn jedoch die Optionsausübungspreise später von der IRS angefochten werden, muss die Gesellschaft die Belastung erfüllen, um zu beweisen, dass ihre Aktienbewertungsmethode angemessen war und vernünftigerweise angewandt wurde, wie dies im Rahmen der Allgemeinen Regel erforderlich ist. Der Maßstab für diesen Nachweis sind die Regeln, Faktoren und Verfahren der Section 409A-Leitlinien, und wenn die existierenden Optionspreisprozeduren der Unternehmen nicht eindeutig auf diese Regeln, Faktoren und Verfahren verweisen und diesen Regeln folgen, wird sie mit großer Wahrscheinlichkeit diese Belastung und die negativen Auswirkungen verlieren Ergeben sich daraus steuerliche Konsequenzen nach § 409A. Interne Bewertung nach Abschnitt 409A Allgemeine Regel. Ein Unternehmen könnte wählen, eine interne Bestandsbewertung nach der Generalregel durchzuführen. Werden die daraus resultierenden Optionsausübungspreise später von der IRS angefochten, so muss die Gesellschaft erneut die Belastung erfüllen, um zu beweisen, dass ihre Aktienbewertungsmethode angemessen und vernünftig angewandt wurde. Da jedoch die Gesellschaft nachweisen kann, dass ihre Bewertung der Anleitung nach Section 409A folgt, ist es vernünftig zu glauben, dass ihre Chancen, diese Belastung zu befriedigen, deutlich besser sind, obwohl es keine Garantie dafür gibt, dass sie sich durchsetzt. Folgen Sie einer der Safe Harbor Methoden. Ein Unternehmen, das sein Risiko minimieren möchte, kann einen der drei sicheren Häfen verwenden, von denen angenommen wird, dass er zu einer vernünftigen Bewertung führt. Um den Wert eines Safe Harbour in Frage zu stellen, muss der IRS nachweisen, dass entweder die Bewertungsmethode oder ihre Anwendung grob unvernünftig war. Praktische Lösungen und Best Practices Als wir den ersten Entwurf dieses Artikels im Jahr 2008 verfassten, schlugen wir vor, dass die Bewertungsmuster bei privaten Unternehmen auf einem Kontinuum ohne scharfe Abgrenzungen von der Anlaufphase, von der Anlaufphase bis zur Vorerwartung fielen Des Liquiditätsereignisses auf die Nacherwartung des Liquiditätsereignisses. Seitdem ist es in unserer Praxis klar geworden, dass die Abgrenzung zwischen denjenigen liegt, die genügend Kapital haben, um eine unabhängige Bewertung zu erhalten, und diejenigen, die dies nicht tun. Start-up Stage Unternehmen. Im frühesten Stadium von einem Unternehmen, das bis zu dem Zeitpunkt gegründet hat, zu dem es erhebliche Vermögenswerte und Operationen zu beginnen beginnt, können viele der bekannten Bewertungsfaktoren, die in der IRS-Leitlinie dargelegt werden, schwierig oder unmöglich sein. Ein Unternehmen in der Regel Ausgabe Aktien an Gründungsaktionäre, nicht Optionen. Bis ein Unternehmen beginnt, Optionen für mehrere Mitarbeiter zu gewähren, wird Abschnitt 409A weniger Sorge. 10 Auch nach erheblichen Optionszusagen sehen wir, dass die Unternehmen den potenziell signifikanten Dollar und andere Kosten für die Erfüllung eines endgültigen Schutzes gegen die oftmals strengen finanziellen Verhältnisse von Start-up-Unternehmen durch die Nichtbeachtung von Section 409A ausgleichen. In den frühen Tagen des Abschnitts 409A reichten die Kosten für die Bewertung von professionellen Begutachtungsunternehmen von etwa 10.000 bis 50.000 oder mehr, je nach Alter, Umsatz, Komplexität, Anzahl der Standorte, geistiges Eigentum und andere Faktoren, die das Ausmaß der Untersuchung kontrollieren Um einen Unternehmenswert zu ermitteln. Jetzt sind eine Reihe von etablierten und neuen Begutachtung Unternehmen konkurrieren speziell für Abschnitt 409A Bewertung Unternehmen auf der Grundlage von Preis, viele von ihnen bieten erste Gebühren so niedrig wie 5.000 und einige sogar so niedrig wie 3.000. Einige Bewertungsgesellschaften bieten sogar ein Pauschalangebot an, in dem die folgenden vierteljährlichen Bewertungen mit einem Abschlag festgesetzt werden, wenn sie als Aktualisierung auf eine jährliche Bewertung durchgeführt werden. Obwohl die Kosten der unabhängigen Beurteilungsmethode mittlerweile sehr niedrig sind, zögern viele Start-up-Unternehmen, die Unabhängige Beurteilungsmethode aufgrund der Notwendigkeit, Kapital für Operationen zu wahren, unternommen zu haben. Die Verwendung der Formelmethode ist wegen der einschränkenden Bedingungen für ihre Verwendung ebenfalls unattraktiv, und für frühzeitige Start-ups kann die Formelmethode nicht verfügbar sein, da sie weder Buchwert noch Gewinn haben. Auch der Einsatz der Start-up-Methode ist aufgrund des fehlenden internen Personals mit dem ldquosignificant expertiserdquo oft nicht möglich. The general recommendation is no different for start-up companies than for companies at any stage of development: opt for the maximum certainty that they can reasonably afford, and, if necessary, be willing to take some risk if they are cash-constrained. Because reasonably priced valuation services tailored specifically for the needs created by Section 409A are now being offered in the market, even some early stage companies may consider that the cost of an Independent Appraisal is justified by the benefits afforded. If the start-up cannot afford the Independent Appraisal Method and the Formula Method is too restrictive or inappropriate, the remaining options include the Start-Up Method and the General Method. In both cases, companies that intend to rely on these methods will need to focus on their valuation procedures and processes to ensure compliance. Developing best practices include the following: The company should identify a person (e. g. a director or a member of management) who has significant knowledge, experience, education or training in performing similar valuations, if such a person exists within the company in order to take advantage of the Start-Up Method. If such a person is not available, the company should identify a person who has the most relevant skills to undertake the appraisal and consider whether it may be feasible to augment that personrsquos qualifications with additional education or training. The companys board of directors, with the input of the person identified to perform the appraisal (the ldquoInternal Appraiserrdquo), should determine the factors relevant to its valuation, given the companys business and stage of development, including at least the valuation factors specified under the General Rule. The companys Internal Appraiser should prepare, or direct and control the preparation of, a written report determining the valuation of the companys common stock. The report should set forth the qualifications of the appraiser, it should discuss all valuation factors (even if simply to note a factor is irrelevant and why), and it should come to a definitive conclusion (a range of value is unhelpful) as to fair market value and provide a discussion as to how the valuation factors were weighted and why. The companys valuation procedure described above should be performed in cooperation and consultation with its accounting firm in order to ensure that the company does not determine a valuation that the accountants will refuse to support in its financial statements. The companys board of directors should carefully review and expressly adopt the final written report and the valuation established in it, and should expressly refer to the valuation established by the report in connection with grants of stock options. If additional options are granted later, the board should expressly determine that the valuation factors and facts relied upon in preparing the written report have not materially changed. If there have been material changes, or if more than 12 months have passed since the date of the report, the report should be updated and adopted anew. Intermediate-Stage Private Companies. Once a company is beyond the start-up stage but does not yet reasonably anticipate a liquidity event, its board of directors will have to apply its judgment in consultation with the companys legal counsel and accountants to determine whether it should obtain an independent appraisal. There is no bright line test for when a company should do so, but in many cases the company will have reached this stage when it takes its first significant investment from outside investors. An angel round could be significant enough to trigger this concern. Boards that gain truly independent outside directors as a result of the investment transaction will be more likely to conclude that an independent appraisal is advisable. Indeed, venture capital investors typically require the companies they invest in to obtain an outside appraisal. The general recommendation for companies in this intermediate stage of growth is again the same: opt for the maximum certainty that they can reasonably afford, and, if necessary, be willing to take some risk if they are cash-constrained. Companies that have either begun to generate significant revenues or that have completed a significant financing will both be more capable of bearing the cost of the Independent Appraisal Method and be more concerned about possible liability for the company and for optionees if their valuation is subsequently determined to have been too low. Because reasonably priced valuation services tailored specifically for the needs created by Section 409A are being offered in the market, intermediate-stage companies are likely to determine that the cost is justified by the benefits afforded. Companies that foresee a liquidity event in their future are more likely to use, if not a Big 4 accounting firm, then one of the larger and relatively sophisticated regional firms in order to assure that their accounting and financial affairs are in order for an IPO or acquisition. Many such firms require that their clients obtain independent valuations of their stock for purposes of option grants, and wersquove heard reports of accounting firms that are refusing to take on new audit accounts unless the company agrees to do so, especially in light of the option expensing rules under FAS 123R. A common practice that has developed in implementing the Independent Appraisal Method is to have an initial appraisal performed (or annual appraisals), and then to have that appraisal updated quarterly (or perhaps semi-annually, depending on the companys circumstances), and to plan option grants to occur soon after an update. The only caveat is that if, as is the case with many technology companies, a company has experienced a value-changing event since the most recent appraisal, the company must be sure to advise its appraiser of such events in order to be sure that the appraisal incorporates all relevant information. If a company at this stage, after careful consideration, determines that the Independent Appraisal Method is not feasible, the next best option is to apply the Start-Up Method if all the requirements for relying on this method are met or, if the Start-Up Method is not available, apply the General Rule. In both cases, the company should consult with its accounting and law firms to determine a reasonable methodology of valuation for the company based on its facts and circumstances and, at a minimum, undertake the appraisal as we described above for Start-Up Stage Companies. Later Stage Private Companies. Companies that anticipate mdash or reasonably should anticipate mdash going public within 180 days or being acquired within 90 days, or that have a line of business that has continued for at least 10 years, cannot rely on the Start-Up Method and, while such companies may rely upon the General Rule, many will, and should, rely predominantly on the Independent Appraisal Method. Companies contemplating an IPO will be required - initially by their auditors and later by the SECs rules - to establish the value of their stock for financial accounting purposes using the Independent Appraisal Method. Companies planning to be acquired will be advised that prospective buyers will be concerned about compliance with Section 409A and will require evidence of defensible option pricing, typically the Independent Appraisal Method, as part of their due diligence. Other Observations Finally, for NQO grants, companies that cannot take advantage of a Safe Harbor and that determine reliance on the General Rule leaves more risk than the company and the optionees are willing to take on may also consider limiting Section 409A exposure by making the options compliant with (rather than exempt from) Section 409A. A NQO may be ldquo409A-compliantrdquo if its exercise is limited to events permitted under Section 409A guidance (for example, upon (or upon the first to occur of) a change of control, separation from service, death, disability, andor a certain time or schedule, as defined in Section 409A guidance). However, while many optionees whose options are not restricted in this manner in fact do not exercise their options until such events occur, applying these restrictions may in subtle ways change the economic deal, or the optioneersquos perception of it, and thus may have an effect on incentivizing service providers. Considering the application of such restrictions from both the tax and business perspectives is imperative. Please feel free to contact any member of our Tax or Corporate practice groups for assistance and advice in considering your companys choices of valuation practices under Section 409A. While we are not competent to perform business valuations, we have counseled many clients in these matters. Footnotes. 1. The tax law regulating nonqualified deferred compensation plans, including nonqualified stock options, which was enacted on October 22, 2004 and became effective on January 1, 2005. 2. These issues are addressed in more detail in other MBBP Tax Alerts. 3. Unless an exemption applies, Section 409A covers all ldquoservice providers, rdquo not just ldquoemployeesrdquo. For purposes of this article, we use the term ldquoemployeerdquo to indicate a ldquoservice providerrdquo as that term is defined in Section 409A. 4. This treatment applied so long as the option did not have a ldquoreadily ascertainable fair market valuerdquo as defined under Section 83 of the Code and related Treasury regulations. 5. To be exempt from Section 409A, a nonqualified stock option must also not contain an additional right, other than the right to receive cash or stock on the date of exercise, which would allow compensation to be deferred beyond the date of exercise and the option must be issued with respect to ldquoservice recipient stockrdquo as defined in the final regulations. 6. See section 422(c)(1). 7. ISOs only. Until Section 409A there was no requirement that NQOs be priced at fair market value. 8. The SEC was not a concern unless the company was likely to file for its IPO in less than a year or so, giving rise to cheap stock accounting concerns that could require a restatement of the companys financial statements. This has not changed as a result of Section 409A, although there have been changes recently in the valuation methodologies that the SEC sanctions, which seems to point to a substantial convergence in valuation methodologies for all purposes. 9. The IRS issued guidance which adopted differing valuation standards depending upon whether options were granted before January 1, 2005, on or after January 1, 2005 but before April 17, 2007, or on or after April 17, 2007. Options granted before January 1, 2005 are treated as granted at an exercise price not less than fair market value if the company made an attempt in good faith to set the exercise price at not less than the stocks fair market value on the date of grant. For options granted in 2005, 2006 and up to April 17, 2007 (the effective date of the final Section 409A regulations), the IRS guidance expressly provides that where a company can demonstrate that the exercise price is intended to be not less than fair market value of the stock at the date of grant and that the value of the stock was determined using reasonable valuation methods, then that valuation will meet the requirements of Section 409A. The company may also rely on the General Rule or the Safe Harbors. Options granted beginning on and after April 17, 2007 must comply with the General Rule or the Safe Harbors. 10. Although Section 409A does not technically apply to outright stock grants, care must be taken when establishing the value of stock grants issued proximate to the grant of options. For example, a grant of stock with a reported value for tax purposes of 0.10share may be questioned when a subsequent grant of NQOs at a fair market value strike price of 0.15share established using a Section 409A valuation method is made close in time. Share this pageOne of the main advantages of organizing your startup as a corporation is the ability to issue stock options, so that you can compensate and motivate your employees. consultants, directors and advisors with valuable equity ownership incentives. If done correctly, stock options can help propel your company forward, because the individuals who receive stock options will have a vested interest in the companys future success. As their efforts and contributions help increase the companys value over time, they will have the opportunity to participate in the resulting valuation upside as eventual owners of the company (e. g. when it is sold or goes public). Stock option plans can get tricky, however, because the set up and management of a stock option plan involve a number of business, HR, corporate, tax, accounting and securities law issues . Also, the approval and documentation of stock options and other equity awards trigger various legal, tax and other requirements, which can be difficult to navigate if your team does not have the background and experience to do so correctly. If you are considering adopting a stock option plan for your company, then the following best practices will guide you in the right direction as you implement and administer this important equity incentive program: 1. Does Your Company Have the Right Stock Structure Your company will need to have the right equity capitalization structure in place before it sets up a stock option plan and starts granting stock options. First, you will need to make sure that you have enough authorized and available shares under your Certificate of Incorporation to account for the new stock option pool. For example, if your Certificate of Incorporation authorizes your corporation to issue 10,000,000 shares of Common Stock, but 9,500,000 shares are issued and outstanding, then you may need to increase the number of shares authorized under your Certificate of Incorporation in order to make room for the new stock option pool. Second, you will want to make sure that the stock option grants that you are issuing to grantees are perceived as valuable. For example, lets say that your stock option plan makes up 20 of the fully-diluted shares of your company. If your company currently has 1,000 shares of Common Stock issued and outstanding . then the 20 stock option pool will have 250 shares of Common Stock and a 2 stock option grant (a sizable stock option award) will be exercisable into only 25 shares of Common Stock. If, however, 2,000,000 shares of Common Stock are issued and outstanding, then the 20 stock option pool will have 500,000 shares of Common Stock and the 2 stock option grant now will cover 50,000 shares of Common Stock. Even though the percentage ownership of the company is the same at 2, the option recipient likely will perceive the option grant with the higher number of shares as a more generous compensation benefit, thus more motivation and incentive to help increase the value of the company. If your equity capitalization structure needs adjustment to allow the adoption of a stock option plan, then you may need to effect a stock split andor increase the number of authorized shares available for issuance under your corporations Certificate of Incorporation. 2. Stock Options Require Rock Solid Documentation Your companys stock option program will involve many important documents, such as the Stock Incentive Plan, Notice of Stock Option Award, Stock Option Award Agreement and, in some cases, a Restricted Stock Agreement and Restricted Stock Unit (RSU) Agreement. It is important that these documents comply with, among other things, the latest legal and tax requirements and reflect the specific features and benefits that make most sense for your company. For example, you will need to decide how to treat the outstanding stock options when the company is acquired. Should the vesting of the stock options accelerate immediately prior to the acquisition or, in some cases, after acquisition if employment is terminated within a certain window of time These documents will have important consequences in the future and require careful thought and preparation. Also, proper documentation of the stock option plan and other equity award documents is critical for your companys compliance with certain federal and state securities law exemptions. For example, in order to qualify for the exemption under Rule 701 of the Securities Act of 1933, the equity awards must be, among other things, part of a written compensatory benefit plan (or written compensation contract). 3. Board and Stockholder Approvals are Required The company8217s Board of Directors and stockholders will need to approve the companys adoption of the stock option plan documents and the pool of shares underlying the plan. In particular, for stock options to qualify for the special tax treatment as ISOs (Incentive Stock Options), the stockholders must approve the stock option plan documents within 12 months before or after the Board of Directors adopts the stock option plan. In addition, the Board of Directors will need to approve each stock option or other equity award granted over time, with particular attention to, for example, the number of shares underlying each award, the exercise price, the stock vesting parameters and what happens if the company is acquired. Also, there are specific requirements for ISO awards granted to employees, including option recipients who hold more than ten percent of the companys shares. 4. Stock Options are Securities 8211 Don8217t Mess with the Law Stock options are considered securities, so your company will need to comply with the related state and federal securities laws . For example, if stock options are granted in California, then your company may need to file a securities notice with the California Department of Business Oversight and pay a related filing fee that is calculated based on the number of shares under the option plan and the current value of the companys securities. You also will need to check the requirements of other states where option recipients reside, as well as the federal exemption from registration requirements under Rule 701 under the Securities Act of 1933. Failure to comply with these securities law requirements can result in regulatory enforcement actions, as well as difficult due diligence issues when your company is raising money or being acquired. 5. Bring in Tax Help and the Bean Counters Stock option plans trigger a number of accounting and tax issues. Your company will need expert professional support to understand and comply with the tax-related requirements and consequences of the different types of stock options (e. g. ISOs and non-qualified stock options) and other awards such as RSUs and restricted stock grants. Your company also will need to expense properly the stock option grants and other equity awards, therefore requiring proper accounting support. 6. Keep the Strike Price in the Strike Zone The Board of Directors typically will grant stock options with an exercise (or strike) price equal to or greater than the fair market of the companys Common Stock at the time of grant. For example, ISO treatment requires that the exercise price of the stock option equal (or exceed) the fair market value of the underlying stock at the time of grant. Your company should consider obtaining an independent valuation of its stock, in order to (i) support the Boards determination of fair market value for the exercise price, (ii) comply with the safe harbor provisions of Internal Revenue Section 409A and (iii) avoid potential tax penalties to the option recipients if the exercise price later is found to have been set below the fair market value. An independent valuation that complies with Section 409A will set the exercise price for the next 12 months, unless there are significant developments or transactions for your company, which require a valuation refresh (e. g. financing or material commercial deal). We typically see valuation experts charging anywhere from 2,000 to 5,000 for 409A valuations of early-stage companies. 7. Track Your Stock Options 8211 Future Deals Depend on the Details Many companies fall short when it comes to managing their stock option plans and following the various approval, documentation and compliance requirements. Unless your company has personnel with solid experience in equity compensation matters, your company should engage outside support to manage and track the documents and details, including changes to your capitalization table and vesting of awards. Your company also will need a solid system to record and track the outstanding stock options, so that you can review stock vesting levels, determine the remaining shares available in the stock option pool and manage employee terminations and option exercises over time. A mismanaged stock option plan may create due diligence and other issues for future financing and acquisition transactions, so start managing and documenting properly your companys equity incentive awards from the beginning. 8. Don8217t Make Equity Promises You Can8217t Keep Equity promises, whether for share grants or option awards, are dangerous because they often are made verbally and casually without solid documentation to support them. Your company should have a disciplined process in place to determine, approve, communicate, document and track its stock option and other equity awards. The devil really is in the details and all option plan documents, and company documents referring to stock option awards (e. g. employment offer letters, consulting agreements, advisory board agreements, etc.), should be drafted with precision and appropriate caveats. For example, an employment offer letter should explain that the stock option award will be subject to formal Board approval and then will be documented with separate stock option documents that will govern the stock option award relationship. In addition, it is important to remember that each stock option award is not made in isolation. Your company will need to evaluate and plan its future equity awards as part of a complete equity incentive program that makes sense for your company. And remember that people talk to one another and you may need to be prepared to explain why certain employees and other contributors received different equity awards. Also, verbal equity promises may get lost in translation and may come back to haunt you . For example, if you promise someone 1 of the company, does that mean 1 of the companys fully-diluted capitalization or 1 of its issued and outstanding shares The difference between these two calculations could be significant. Additionally, failing to follow up verbal equity promises with proper documentation could create ownership and due diligence issues in the future if you move towards a financing or acquisition transaction. When money is on the table, you want to make sure that your capitalization (and all equity awards) is solid, so that no one comes back and claims that the company did not issue an equity award that was promised in the past. 9. Educate to Motivate Stock options are designed to motivate employees and other service providers of the company by providing them with valuable equity incentives that align their interests with those of the stockholders. This motivation falls short, however, if the option recipients do not understand how they work or that they are valuable. In one extreme case, the employees of a company refused to sign their stock option award documents, because they thought that the documents obligated them to buy the stock (and who knows what else) in the future. If your company intends to invest the time and resources to set up and manage a stock option plan, then the option recipients will need to understand the mechanics and value of their stock option awards. Without the appropriate level of education and explanation, your company will miss out on the intended incentives, motivation and stockholder alignment to create a more valuable company. It is great to see companies that reach successful exits, whether through acquisition or IPO, especially when the employees and other important contributors can participate in the financial upside with their stock option awards. While looking to the future, you likely will need to set up your company8217s stock option plan early on, because you will need to use the stock option awards to bring the right people into your company and provide them with extra equity incentive compensation. And remember that the stock options are more valuable (i. e. have a lower exercise price) and have greater upside potential when granted before your company takes off and starts to achieve great things. Your Turn: Weigh your options carefully and let us know how your stock option program is helping your company attract the right people and achieve success. Carlos Heredia works with entrepreneurs and founders to start, fund and grow great companies. In particular, he focuses on helping companies raise money through a variety of equity and debt financings, including equity crowdfunding, so that they can access capital and raise money for their growing business operations. Carlos has worked over 25 years in business law and finance, with degrees from the Stanford Graduate School of Business and Stanford Law School. Related Posts Leave A Comment Cancel reply You must be logged in to post a comment. Search and Learn Recent Posts: Contact Us 5055 North Harbor Drive San Diego, CA 92106 Why 2017 will a big year for tech exits ow. lyytm3308e0Jb More Than Money: How the Right Investor Can Add Lasting Value to Your Startup ow. lyZySV308e05b Twelve Business Books to Read in 2017 Stanford Graduate School of Business ow. ly4MmN308dZQ6